دستورالعمل نحوه تدوین لایحه تأخیرات پروژه

۵- تعاریف کلیدی

۱-۵- لایحه تاخیرات

پرونده ای تحلیلی و نتیجه محور از کلیه علل تأخیر رخ داده در طول عمر پروژه که به ادعای پیمانکار خارج از قصور او بوده و به طور معناداری در پیشرفت عملیات اجرایی مطابق با برنامه زمانبندی تأخیر ایجاد کرده است. از جمله این علل می توان به تأخیر در ابلاغ نقشه ها، تأخیر در تحویل بدون معارض زمین، مشکلات اجرایی غیر قابل پیش بینی و … در صورتی که منجر به تاخیر در کارها شده باشند، اشاره داشت.

۲-۵- مدت پیمان

برابر است با مدت اولیه پیمان بعلاوه تغییرات احتمالی بعدی پیمان که از طرف کارفرمای پروژه ابلاغ شده است.

عنوان	شرح مسئولیت
پیمانکاران	تدوین و ارائه گزارش توجیهی تاخیرات برابر این دستورالعمل و ارائه به مشاور
	معرفی نماینده تام الاختیار به کمیته تاخیرات سازمان
مشاور	کنترل، رسیدگی و تایید لایحه تاخیرات پیمانکار
	ارائه پیشنهادات و نظرات اصلاحی در مورد این دستور العمل
	جمع ، بندی لایحه تدوین گزارش توجیهی و ارسال آن به کارفرما
	معرفی نماینده مطلع به کمیته تاخیرات
نمایندگان کارفرما / مجری / مدیر پروژه	تایید نمایندگان مشاور و پیمانکار در کمیته تاخیرات
	مدیریت و پیگیری اجرای مفاد دستوالعمل و تایید لایحه تاخیرات
واحد کنترل پروژه سازمان	بــروزآوری و ابــلاغ دســتورالعمل، بررســی و تاییــد برنامــه زمــانبنــدی بهنگــام و اصـلاحی پــروژه
	بررسی کفایت مدارک و مستندات لایحه تاخیرات مطابق این دستورالعمل
	تطبیق برنامه اصلاحی با برنامه زمانبندی اولیه
دبیر کمیته تاخیرات	برگزاری و هماهنگی جلسات کمیته تاخیرات
	مدیریت جلسه کمیته تاخیرات

 

۳-۵- مدت انجام کارهای موضوع پیمان

برابر است با مدت اولیه پیمان بعلاوه تأخیر (مجموع تاخییرات مجاز و غیر مجاز)

۴-۵- علل تأخیر

آیتمی که در قالب اتفاق یا فرایند بر یک یا چند فعالیت پروژه تأثیر گذاشته و باعث به تعویق افتادن تاریخ شروع فعالیـت و فعالیتهای پس نیاز خود و در نهایت تأخیر کل پروژه می گردد.

۵-۵- مستندات تأخیر

مجموعه مستندات و مدارک قابل استناد (از لحاظ قراردادی)، که با تکیه بر آنها بتوان دلایل بروز، کیفیـت و زمـان و نحـوه وقوع تأخیر، سیر تأخیر، نتیجه تأخیر و نحوه و زمان رفع علل تأخیرات را مشخص نمود. از جمله گزارشهای روزانه، دستور کارها، نامه نگاریها بین ارکان طرح، ابلاغیه ها و مصـوبات کارفرمـا، اسـناد پیمـان، برنامـه زمـانبنـدی پیمـان، و …. کلیـه مستندات میبایست منضم به لایحه تأخیرات گردد، در غیر اینصورت علل تأخیر پذیرفته نمیشود.

۶-۵- تأخیر

نتیجه بروز علل تأخیرات است که سبب تغییر برنامه زمان بندی مصوب پیمان میشود. به عبـارتی تـأخیر تفاضـل زمـان پایان واقعی و پایان اسمی قرارداد بوده و برابر مجموع تأخیر مجاز و غیر مجاز میشود.

۷-۵- تأخیرات غیرمجاز

بخشی از تأخیر میباشد که ناشی از قصور (عمداً یا سهواً) پیمانکار است.

۸-۵- تأخیرات مجاز

بخشی از تأخیر است که خارج از قصور پیمانکار تشخیص داده میشود.

۹-۵- واحد تأخیر

با توجه به این که تعداد روزهای ماه همیشه یکسان نیست، تمام محاسبات مربوط به تأخیر با واحد «روز» انجام شود.

۱۰-۵- مبانی حاکم

مبانی شامل قرارداد، بخشنامههای ابلاغی و سایر اسناد مورد تأئید کارفرما است.

۱۱-۵- برنامه زمانبندی مصوب

پس از ارائه هر لایحه تأخیرات و اعلام تمدید مــدت پیمان، از سوی کارفرما، پیمانکـار میبایست بـا همـاهنگی مهنـدس مشاور نسبت به بروزرسانی برنامه زمان بندی پیشین خود جهت تکمیل کارهای باقی مانده تا مدت زمـان مجـاز شـده اقـدام نماید. این برنامه پس از تصویب کارفرما جایگزین برنامه پیشین شده و ملاک عمل قـرار مـی گیـرد. اولـین برنامـه مصـوب، برنامه زمانبندی تفصیلی منضم به پیمان است.

۱۲-۵- تأخیرات فنی و قراردادی

مجموعه تأخیرهایی را شامل میشود که در نتیجه علل فنی پروژه یا مجموعـه تعهـدات قـراردادی طـرفین پیمـان رخ داده است.

۱۳-۵- دعاوی مالی

مجموعه تأخیرهایی را شامل میشود که در نتیجه تأخیر در تعهدات مالی پروژه رخ داده است.

۶- فرآیند ارائه و رسیدگی به لایحه تاخییرات

در پایان مدت اولیه پیمان یا هر تمدید مدت پیمان، اگر کار به اتمام نرسیده باشد، مهندس مشاور با کسب نظر پیمانکار و با توجـه به موارد تعیین شده در لایحه گزارش موضوع بند ۸-۱ علل تأخیر کار را بررسی میکند و میزان مدت مجـاز و غیـر مجـاز آن را بـا توافق پیمانکار تعیین مینماید و نتیجه را به کارفرما گزارش میکند؛ سپس نظر کارفرما را در مورد میزان مجاز یا غیر مجـاز بـودن تأخیر کار به پیمانکار اعلام میکند و کارفرما معادل مدت تأخیر مجاز، مدت پیمان را تمدید مینماید.

از این رو پیمانکار می بایست پیش از پایان مدت پیمان، نسبت به تنظیم لایحه تاخییرات تا پایان مدت پیمان و ارائه آن بـه مهنـدس مشاور اقدام نماید. تبعات تاخیر در ارائه لایحه بر عهده پیمانکار است. فرآیند کلی تدوین و بررسی لایحه تـاخیرات در شـکل شماره ۱ آمده است.

۷- نحوه لایحه تدوین تأخیرات

برای تدوین لایحه تأخیرات پیمانکار میبایست مطابق با فرآیند اشاره شده در شکل شماره ۲، نسبت به تکمیل فرمهای استاندارد و تنظیم گزارش تأخیرات اقدام نماید.

تبصره الف – چنانچه در پیمانهای متعارف (طراحی-مناقصه-ساخت)، پیمانکار ادعای تأخیر در تحویل نقشه ها از سوی مشـاور را داشته باشد، تمدید قرارداد مشاور در بخش طراحی منوط به ارائۀ لایحۀ تأخیرات از سوی مشاور است.

تبصره ب – در پروژه های طرح و ساخت (DB) یا مهندسی – تدارکات – ساخت (EPC) پیمانکار موظف است مستندات لازم را در بخش طراحی اعم از تاریخ ارائۀ نقشه ها به مشاور بر اساس برنامۀ زمانبندی و … ارائه دهد.

۸ – فرمت ارائه لایحه تأخیرات

لایحه تأخیرات میبایست در دو بخش مجزا ارائه شود:

الف) جداول گزارش

در این بخش نتایج حاصل از لایحه تأخیرات در قالب فرمهای استاندارد ارائه میشوند.

ب) شرح گزارش

در این بخش شرحی از ادعاهای مطرح شده در خصوص تأخیرات و علل و مسـتنداتی کـه بـه واسـطه آنهـا پیمانکـار را محـق بـه تأخیرات مجاز میگرداند، ارائه میشود.

۱-۸- بخش الف گزارش

۱-۱-۸- شناسنامه پروژه – جدول شماره (۱)

ارائه توضیحات کلی برای تکمیل آیتمهای ۱ تا ۲۶ جدول ۱به شرح زیر میباشد:

۱ – عنوان قرارداد درج شود.
۲ – شماره قرارداد درج شود.
۳ – عنوان کارفرمای طرح درج شود.
۴ – عنوان مجری طرح درج شود.
۵ – عنوان عامل چهارم طرح یا مدیر طرح در صورت وجود درج شود.
۶ – عنوان مهندس مشاور/مشاور کارفرمای طرح درج شود.
۷ – عنوان پیمانکار طرح درج شود.
۸ – موضوع طرح طبق مفاد پیمان درج شود.
۹ – محل اجرای موضوع طرح درج شود.
۱۰ – آخرین وضعیت پروژه تا زمان رسیدگی به لایحه تأخیرات درج شود.
۱۱ – درصد آخرین پیشرفت فیزیکی طرح تا زمان رسیدگی به لایحه تأخیرات درج گردد.
۱۲ – سیستم اجرایی طرح با توجه به نوع پیمان درج شود.
۱۳ – مبلغ اولیه پیمان با توجه به مفاد پیمان درج شود.
۱۴ – با توجه به مفاد پیمان، مشخص می شود که قرارداد تعدیل دارد یا خیر.
۱۵ – با توجه به مفاد پیمان جنانچه قرارداد تعدیل داشته باشد، شاخص تعدیل درج می شود.
۱۶ – مدت اولیه پیمان با توجه به مفاد پیمان درج شود.
۱۷ – تاریخ شروع پیمان با توجه به مفاد پیمان درج شود.
۱۸ – تاریخ خاتمه مدت اولیه پیمان با توجه به مفاد پیمان درج شود. تاریخ خاتمه برابر است با تاریخ شروع پیمان بعلاوه مدت اولیه پیمان.
۱۹ – مدت تجمعی تمدیدهای ابلاغی پیشین پیمان درج شود.
۲۰ – تاریخ خاتمه پیمان درج شود. تاریخ اتمام آخرین تمدید ابلاغ شده عملیات اجرایی(تحویل موقت، ابلاغ خاتمه یا فسخ قرارداد) می باشد.
۲۱ – مدت تجمعی تأخیرات مجاز پیشین ابلاغی پیمان در صورت وجود درج شود ( برابر است با مدت تمدید پیمان).
۲۲ – تاریخ ابلاغ قرارداد طبق ابلاغیه مربوطه درج شود.
۲۳ – در صورت وجود تاریخ ابلاغ شروع بکار، طبق ابلاغیه مربوطه درج شود.
۲۴ – تاریخ تحویل زمین طبق صورتجلسه مربوطه پیمان درج شود.
۲۵ – مدت تعلیق قرارداد طبق ابلاغیه مربوطه درج شود.
۲۶ – تاریخ ابلاغ مدت تعلیق قرارداد طبق ابلاغیه مربوطه درج شود.
۲۷ – چنانچه پیمان دارای قرارداد الحاقیه باشد، تاریخ شروع آن درج می شود.
۲۸ – چنانچه پیمان دارای قرارداد الحاقیه باشد، تاریخ ابلاغ آن طبق ابلاغیه درج می شود.
۲۹ – تاریخ های تحویل موقت (بخشی و کلی) طبق ابلاغیه مربوطه درج شود.

تبصره (الف) – در صورت تحویل بخش هایی از پروژه، بایستی به تفکیک کلیۀ اسناد مربوط به تحویل در لایحه پیوست گردد. مهندسین مشاور می بایست صورت وضعیت ها (حساب های) هر بخش را نیز به تفکیک بر اساس اسناد و مدارک قابل بررسی مشخص نمایند.

۳۰ – تاریخ تحویل قطعی طبق ابلاغیه مربوطه در صورت وجود درج شود.

۸ – ۱ – ۲ – خلاصه لایحه تأخیرات پروژه – جدول شماره (۲)

در جدول (۲) خروجی نهایی لایحۀ تأخیرات به شرح ذیل ارائه می شود. ارائه توضیحات کلی برای تکمیل آیتم های ۱ تا ۲۷ جدول ۲ به شرح زیر می باشد:

۱ – عنوان طرح درج شود.
۲ – شماره قرارداد درج شود.
۳ – شماره لایحه تأخیرات درج شود. چندمین لایحه تأخیرات است که ارائه می شود.
۴ – تاریخ تنظیم لایحه که برابر است با آخرین روز تدوین و ارسال لایحه تأخیرات درج شود.
۵ – نام مشاور طرح درج شود.
۶ – نام پیمانکار طرح درج شود.
۷ – مبلغ پیمان که برابر است با مبلغ مندرج در موافقتنامه پیمان بعلاوه تغییرات احتمالی بعدی درج می شود.
۸ – مدت اولیه پیمان، که در موافقتنامه پیمان آمده است، درج شود.
۹ – تاریخ شروع، مطابق با شرایط و مفاد پیمان تعیین و درج می شود.
۱۰ – تاریخ پایان اسمی پیمان که برابر است با تاریخ شروع پیمان بعلاوه مدت اولیه پیمان درج شود.
۱۱ – تاریخ تحویل زمین، که در بسیاری از پیمان ها تاریخ شروع نیز می باشد، مطابق صورتجلسه مربوطه درج شود (بایستی) صورتجلسۀ تحویل زمین به همراه سایر مستندات ارائه گردد.
۱۲ – مدت تجمعی تمدیدهای پیشین پیمان (تمدیدهای مصوب قبلی) درج شود.
۱۳ – تاریخ پایان برنامه ریزی شده که برابر است با تاریخ شروع بعلاوه مدت پیمان (مدت اولیه بعلاوه تمدیدهای پیمان) درج شود.
۱۴ – تاریخ تحویل موقت طبق صورتجلسه مربوطه درج شود (لازم است صورتجلسه تحویل موقت ابلاغی توسط بالاترین مقام اجرایی سازمان ضمیمه گردد). در صورتی که پروژه هنوز تحویل نشده خط تیره درج شود.
۱۵ – مدت دوره تضمین پیمان مطابق با مفاد پیمان درج شود.
۱۶ – تاریخ تحویل قطعی طبق صورتجلسه مربوطه درج شود. در صورتی که پروژه هنوز تحویل نشده خط تیره درج شود.
۱۷ – مدت تأخیر مجاز بخش فنی-قراردادی درج شود.
۱۸ – مدت تأخیر مجاز بخش مالی درج شود.
۱۹ – مدت تأخیر مجاز کل درج شود. این مدت نتیجه همپوشانی تأخیرات مجاز بخش مالی و فنی-قراردادی می باشد.
۲۰ – محل مهر و امضاء پیمانکار
۲۱ – محل مهر و امضاء مهندس مشاور

۳-۱-۸- گانت چارت تأخیرات پروژه – جدول شماره (۳)

ارائه توضیحات کلی برای تکمیل آیتم های ۱ تا ۸ جدول ۳ به شرح زیر می باشد:

۱ – شماره ردیف به ترتیب درج شود.
۲ – نوع تأخیر که می تواند فنی-قراردادی یا مالی باشد درج شود.
۳ – عنوان فعالیتی که مجموعه علل باعث تأخیر در اجرای آن شده اند، در این قسمت درج می شود.
۴ – با توجه به جدول شماره ۴ مدت دوره تأثیر مجموعه تأخیرات بر روی هر فعالیت درج می شود. چنانچه یک تأخیر در چند دوره مختلف رخ می دهد، باید مدت تجمعی آن ها درج شود.
۵ – در این بخش با توجه به جدول شماره ۴ و درصد پیشرفت فیزیکی، گانت چارت دوره تأخیر مجاز در هر یک از فعالیت های تحت تأثیر تأخیرات ترسیم می شود.
۶ – بر اساس نمودار گانت چارت ناشی از همپوشانی موضوع بند ۵، مدت کل تأخیرات مجاز محاسبه می شود.
۷ – محل مهر و امضاء پیمانکار
۸ – محل مهر و امضاء مهندس مشاور

تبصره (الف)- لازم به ذکر است در بخش هایی که دارای معارض است و کل محدوده آن بخش تحت تاثیر می باشد، تاخیر در رفع معارض بطور کلی برای آن بخش در نظر گرفته می شود. ولی در صورتیکه فقط قسمتی از یک محدوده تحت تأثیر معارض باشد و قابلیت اجرا در جبهه های دیگر کاری می باشد، فقط بخش تأخیرات تحت تأثیر آن معارض ملاک بررسی می باشد.

۴-۱-۸- ماتریس علل تأخیرات پروژه – جدول شماره (۴)

ارائه توضیحات کلی برای تکمیل آیتم های ۱ تا ۱۲ جدول ۴ به شرح زیر می باشد:

۱ – شماره اختصاری برای هر تأخیر فعالیت تعیین و درج شود. به طور معمول همان شماره مندرج در برنامه زمانبندی مصوب) طرح می باشد، که از جدول ۵ استخراج می شود.
۲ – عنوان فعالیت که متناظر با عنوان مندرج در برنامه زمانبندی مصوب طرح می باشد، درج شود. از جدول ۵ استخراج می شود.
۳ – شماره اختصاری برای هر عامل تأخیر شناسایی شده تعیین و درج شود. با توجه به جدول ۶ تکمیل می شود.
۴ – عنوان تأخیر با توجه به جدول شماره ۶ درج می شود.
۵ – در این بخش گانت چارت دوره وقوع تأخیرها، دوره وقوع فعالیت طبق برنامه زمانبندی مصوب و واقعیت و سپس بر اساس مجموعه دوره های ترسیم شده فوق الذکر دوره تأثیر تأخیرات بر فعالیت مربوطه تعیین و درج می شود.

• گانت چارت علل تأخیر با توجه به جدول شماره ۶ (تاریخ شروع و پایان علل تأخیر) ترسیم می شوند.
• گانت چارت فعالیت برای دوره اصلاح شده با توجه به ستون های ۷ و ۸ جدول شماره ۵ (تاریخ شروع و پایان اصلاح شده فعالیت) ترسیم می شوند.
• گانت چارت فعالیت برای دوره واقعی با توجه به ستون های ۱۱ و ۱۲ جدول شماره ۵ (تاریخ شروع و پایان واقعی فعالیت) ترسیم می شوند.
• گانت چارت دوره وقوع تأخیر مجاز به وقوع پیوسته که برابر است با دوره تأثیر علل تأخیر بر روی اجرای فعالیت برابر است با:
  • تاریخ شروع تأثیر = دیرترین تاریخ شروع علل تأخیرات و شروع اصلاح شده فعالیت
  • تاریخ پایان تأثیر = زودترین تاریخ پایان علل تأخیرات و پایان واقعی فعالیت

۶ – محل مهر و امضاء پیمانکار
۷ – محل مهر و امضاء مهندس مشاور

۵-۱-۸- لیست فعالیت های اصلی و بحرانی پروژه – جدول شماره (۵)

ارائه توضیحات کلی برای تکمیل آیتم های ۱ تا ۱۴ جدول ۵ به شرح زیر می باشد:

۱ – شماره اختصاری برای هر فعالیت تعیین و درج شود. به طور معمول همان شماره مندرج در برنامه زمانبندی مصوب طرح) می باشد.
۲ – عنوان فعالیت که متناظر با عنوان مندرج در برنامه زمانبندی مصوب طرح می باشد، درج شود. در تعیین فعالیت های این) جدول باید موارد زیر مورد توجه قرار گیرد:

• تنها فعالیت هایی که در مسیر بحرانی می باشند یا بدلیل تأخیرات خارج از قصور پیمانکار بدلیل مصرف شناوری ها بحرانی شده اند، در این جدول وارد شوند. با اعمال شناوری در دوره فعالیت و تعیین دوره اصلاح شده این امر محقق شده است.
• در صورتی که تنها بخشی از یک فعالیت متأثر از یک تأخیر گردد یا یک تأخیر بطور کامل و ۱۰۰ درصدی برای یک فعالیت عامل تأخیر به حساب نیاید، آن فعالیت میبایست برای آن بخش متأثر شده جداگانه و مستقل در این جدول درج شود. بطور مثال اگر بخشی از یک جاده دچار تأخیر شده است، فعالیت آن بخش از جاده با مدتی به نسبت از فعالیت اصلی و تاریخ شروع و پایانی در چارچوب فعالیت اصلی، بطور مستقل تعریف می شود.
• فعالیت هایی که با وجود رفع عامل تأخیر دارای درصد پیشرفت صفر می باشند (در واقع پیمانکار با وجود رفع معارض اقدام به اجرای آن ها نکرده است)، نباید در جدول ۵ وارد شوند.

۳ – مدت فعالیت با توجه به برنامه زمانبندی مصوب طرح درج شود.
۴ – تاریخ شروع فعالیت با توجه به برنامه زمانبندی مصوب طرح درج شود.
۵ – تاریخ پایان فعالیت با توجه به برنامه زمانبندی مصوب طرح درج شود.
۶ – مدت شناوری فعالیت با توجه به برنامه زمانبندی مصوب درج شود. برای فعالیتهای مسیر بحرانی برابر صفر است.
۷ – برابر است با تاریخ شروع فعالیت طبق برنامه زمانبندی مصوب طرح بعلاوه مدت شناوری فعالیت.
۸ – برابر است با تاریخ شروع اصلاح شده فعالیت بعلاوه مدت فعالیت طبق برنامه زمانبندی مصوب طرح.
۹ – در این قسمت درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت تا پایان مدت بررسی لایحۀ تأخیرات درج می شود.
– برنامۀ زمان بندی بروز شده تا تاریخ رسیدگی به لایحه تأخیرات که درصدهای پیشرفت تا آن تاریخ در آن درج شده است، می بایست به اسناد پیوست شود.
۱۰ – مدت فعالیت با توجه به واقعیت درج شود.
۱۱ – تاریخ شروع فعالیت با توجه به واقعیت (بر اساس مجموعه مستندات موجود از جمله گزارشات روزانه) درج شود.
۱۲ – تاریخ پایان فعالیت با توجه به واقعیت (بر اساس مجموعه مستندات موجود از جمله گزارشات روزانه) درج شود.

• کلیۀ مستندات مربوط به دوره واقعیت اعم از مدت واقعی، تاریخ شروع و پایان واقعی فعالیت در ذیل این جدول ضمیمه شود.

۱۳ – محل مهر و امضاء پیمانکار.
۱۴ – محل مهر و امضاء مهندس مشاور.

۶-۱-۸- لیست علل تأخیر پروژه – جدول شماره (۶)

ارائه توضیحات کلی برای تکمیل آیتم های ۱ تا ۸ جدول ۶ به شرح زیر می باشد:

۱ – شماره اختصاری برای هر تأخیر شناسایی شده تعیین و درج شود. به طور مثال تأخیر شماره ۵ در بخش مالی با P05 و تأخیر شماره ۳ در بخش فنی-قراردادی با FC03 مشخص شود.
۲ – عنوان تأخیر درج شود. در این قسمت تأخیرهای موثر بر فعالیت های اصلی پروژه که خارج از قصور پیمانکار بود هاند، درج می شود.
۳ – مدت تأخیر که برابر است با فاصله بین وقوع و رفع تأخیر با توجه به مجموعه مستندات طرح درج شود.
۴ – تاریخ شروع تأخیر که برابر است با تاریخ ایجاد وقوع با توجه به مجموعه مستندات طرح درج شود.
۵ – تاریخ پایان تأخیر که برابر است با تاریخ رفع تأخیر با توجه به مجموعه مستندات طرح درج شود.
۶ – در این قسمت نوع تأخیرات که میتواند فنی-قراردادی یا مالی باشد درج می شود.
۷ – محل مهر و امضاء پیمانکار
۸ – محل مهر و امضاء مهندس مشاور

۷-۱-۸- مستندات آیتم های تاخیر – جدول شماره (۷)

ارائه توضیحات کلی برای تکمیل آیتم های ۱ تا ۸ جدول ۷ به شرح زیر می باشد:

۱ – در این قسمت یک شناسه یا کد برابر تأخیر تعیین و درج می شود. به طور مثال تأخیر شماره ۵ در بخش مالی با  P05 و تاخیر شماره ۳ در بخش فنی-قراردادی با FC03 مشخص شود.
۲ – عنوان تأخیر درج شود.
۳ – در این قسمت به ترتیب ردی فها شماره گذاری می شوند.
۴ – نوع مستند (صورتجلسه، نامه، ابلاغیه، صورتمجلس، گزارش روزانه و …) در این قسمت درج شود.
۵ – موضوع مندرج در سند درج شود.
۶ – تاریخ و شماره مستند مربوطه درج شود.
۷ – در این قسمت نویسنده / صادر کننده / بانی مستند درج می شود.
۸ – در این قسمت گیرنده / طرف مقابل درج می شود.
۹ – در این قسمت شخصی که مستند برای او نیز ارسال شده است درج شود.
۱۰ – نتیجه ای که در پی آن مستند ایجاد شده است درج شود. به طور مثال صورتجلسه رفع معارض، نتیجه اش رفع معارض در بخشی از کار بوده است. یا ارسال یک نامه از سوی پیمانکار به مهندس مشاور که نتیجه آن بطور مثال نامه شماره ۳۰۰/۱۴۲۵۱ مورخ ۹۲/۱۱/۰۸ مهندس مشاور بوده است.
۱۱ – محل مهر و امضاء پیمانکار
۱۲ – محل مهر و امضاء مهندس مشاور

تبصره (الف) – اگر پیمانکار مدعی وجود معارض در محدوده پروژه است، می بایست پلان معارضین به صورت دقیق تهیه و ممهور به مهر و امضای پیمانکار و مشاور به همراه سایر مستندات ارائه گردد.

۸-۱-۸- اسناد و مدارک منظم

در این بخش مجموعه مستندات پشتیبان گزارش باید ارائه شود. مجموعه مستندات میبایست دسته بندی شوند و با شناس ه مربوطه خود کدگذاری شوند تا در زمان ارجاع تأخیر به آنها قابلیت جستجوی سریع بین آنها موجود باشد.

نکته: عدم ارائه یا ارائه اشتباه مستندات مربوطه منجر به ابطال ادعای مربوطه می شود. بطور مثال وقوع و رفع یک معارض نیاز به تنظیم صورتجلسه وقوع و رفع معارض دارد که میبایست به تأیید نمایندگان پیمانکار و دستگاه نظارت رسیده باشد و تنها این صورتجلسه قابل استناد است.

۲-۸- بخش ب مستندات

در این بخش گزارش به شرح جامعی از علل بروز تأخیرات و نحوه تأثیر آ نها بر فعالیت ها با ارجاع موارد ادعایی به مجموعه مستندات و دلایل قابل استناد ارائه می شود.