مقدمه

همیشه برای انجام هر کاری ابتدا باید هدف از انجام آن کار مشخص شود. انجام معامله و انعقاد قرارداد خود هدف نیست بلکه یک وسیله است. هدف کلی این است که یک مشکل یا یک مسئله‌ای وجود دارد که می‌خواهیم این مشکل را حل کنیم. بنابراین دنبال یک راه‌حل می‌گردیم که کاری انجام دهیم تا این مشکل حل بشود برای انجام این کار قرارداد می بندیم. در نتیجه هدف، انجام کار است. اغلب ماها فکر می‌کنیم که انجام معامله یا انعقاد قرارداد هدف نهایی است. به خاطر این که آنقدر در کارهایمان غرق شده‌ایم. به همین دلیل طرفین قرارداد می‌خواهند در این مبارزه برنده شوند. قرارداد را یک جنگ و میدان مبارزه می‌دانند در حالی که این اشتباه است و قرارداد فقط یک وسیله برای رسیدن به هدف که همان انجام کار برای رفع یک مشکل است، می­باشد. معمولاً قرارداد از طریق انجام مناقصه و در نهایت پس از انتخاب فروشنده یا پیمانکار با انجام مذاکره صورت می‌گیرد. مذاکره ممکن است شفاهی (یعنی رو در رو) یا کتبی (یعنی مکاتبه‌ای) باشد. در مذاکرات کسی امتیازی می‌دهد و دیگری امتیازی می‌گیرد و این دادن امتیاز و گرفتن امتیاز بستگی کامل به شرایط قبل از ورود به مناقصه و مذاکره دارد. بنابراین صرفاً انجام مذاکره تکلیف مذاکره را معین نمی‌کند. بلکه دو عامل اساسی شرایط قبل از ورود به مناقصه و مذاکره را تعیین می‌کند:

الف) میزان رقابت – هر چقدر میزان رقابت بیشتر باشد و به نحوی وارد مذاکره شویم که زمینه رقابت وجود داشته باشد، شرایط ما قبل از ورود به مذاکره مطلوب‌تر خواهد بود. دست­هایمان پر است و کارت‌های برنده بیشتری را در دست داریم و در نتیجه قرارداد را طوری تنظیم می‌کنیم که منفعت بیشتری برایمان داشته باشد. در شرایط رقابت کامل قیمت‌ها مساوی هزینه تولید آخرین واحد (هزینه‌ نهایی) است.

P=MC → (Marginal Cost)

در شرایط رقابت کامل فروشندگان و تولیدکنندگان ناگزیر هستند قیمت را در حداقل ممکن که همان هزینه‌ نهایی تولید است نگه دارند. مثلاً می‌خواهیم از بازار جهانی گندم خریداری کنیم که تقریباً در رقابت کامل است. قیمت این کالا را بورس تعیین می‌کند. رقابت بر دو نوع است:

  1. رقابت کامل Perfect competition یا رقابت خالص Pure competition
  2. رقابت ناقص (monoplostic competition)

در شرایط رقابت کامل پنج شرط اساسی وجود دارد:

  1. یکسان بودن کالاها
  2. کوچک بودن هر خریدار یا فروشنده نیست به حجم بازار
  3. عدم وجود محدودیت‌های مصنوعی
  4. قابلیت انتقال کالا و خدمات و منابع تولیدی از یک صنعت به صنعت دیگر
  5. وجود اطلاعات کافی، کامل و شفاف از جزئیات شرایط اقتصادی بازار. اما در شرایط رقابت ناقص (monoplostic competition) فقط چند فروشنده یا تولیدکننده با همدیگر در بازار رقابت می‌کنند. رقابت این تولیدکنندگان در حدی نیست که قیمت‌ها مساوی هزینه‌های تولید باشد در اینجا رقابت کامل وجود ندارد مثلاً اگر بخواهیم از بازار جهانی هواپیما خریداری کنیم با رقابت ناقص در بازار جهانی روبرو خواهیم شد و قطعاً قیمت بالاتر از MC هزینه‌های تولید است.

اما در شرایط انحصار (monopoly) فقط یک فروشنده وجود دارد. در این صورت فروشنده انحصارگر برای اعلام قیمت، بیشترین منفعت را برای خودش در نظر می‌گیرد و هیچ نیازی احساس نمی‌کند که قیمت را به حداقل برساند. مثلاً می‌خواهیم از بازار جهانی هواپیمای بوئینگ خریداری کنیم. در اینجا فقط شرکت بوئینگ است که این کالا را ارائه می‌کند.

مرحله نخست کار بسیار مهم است اگر از ابتدا کار به سمت ایجاد شرایط رقابتی حرکت کنیم نتیجه مناقصه و نهایتاً مذاکره مناسب و منصفانه خواهد بود و کارمان به خوبی انجام خواهد شد و برعکس اگر از لحظه‌ای که شروع به تنظیم مشخصات فنی یا تدوین شرایط پیمانکاری کنیم شرایط رقابتی ایجاد نکرده باشیم نتیجه مناقصه و مذاکره نامطلوب و غیرمنصفانه خواهد بود. نتیجه مناقصه و مذاکره قطعاً به نفع ما نخواهد بود و کار برای ما بسیار گران تمام خواهد شد. وقتی می‌گوئیم هواپیمای بوئینگ می‌خواهیم و فقط شرکت بوئینگ این هواپیما را تولید می‌کند، یعنی رقابت مرده است  ما در شرایط نامطلوب هستیم لذا مناقصه و مذاکره در اینجا معنی ندارد فقط یک امر تشریفانی و توصیفی است ما تکلیف قرارداد را از همان اول مشخص کردیم.

ب – میزان اطلاعاتی که طرفین از شرایط و وضعیت همدیگر دارند. میزان اطلاعاتی که ما از نحوه کار فروشندگان، حجم تولیدات و مشتریان بالقوه آنها داریم و همچنین میزان اطلاعاتی که فروشندگان از فعالیت‌ها و میزان نیازمندی ما دارند، خیلی می‌تواند در قیمت‌ها تأثیر بگذارد. بنابراین در نحوه دادن اطلاعات باید بسیار دقت کنیم.

این دو مورد مقدمات و شرایط قبل از ورود به مناقصه و مذاکره است که اگر خوب مدیریت کنیم، مناقصه و مذاکره خوبی خواهیم داشت. در این صورت میتوان امتیاز گرفت و امتیاز داد و مذاکره معنی پیدا می‌کند. مراحل کار بشرح ذیل است:

۱ – تعریف صورت مسئله و ارائه راه حل

قبلاً گفتیم که قرارداد خودش هدف نیست بلکه یک مشکل یا مسئله وجود دارد که می‌خواهیم این مشکل را حل کنیم برای حل مشکل باید کاری انجام دهیم برای انجام کار باید قرارداد ببندیم بنابراین هدف نهایی انجام کار است. این مشکل یا مسئله را باید بتوانیم درست تعریف کنیم. فرض کنید وزارت نیرو مشکلی به نام نوسانات شدید برق دارد که مردم را خیلی اذیت می‌کند. این موضوع به عنوان صورت مسئله باید طوری تعریف شود که امکان ارائه راه حل منطقی برای آن وجود داشته باشد. راه حل این مشکل نصب ترانسفورماتور مناسب می‌باشد.

۲ – تعریف نیازها

ما باید بتوانیم نیازهای فنی خودمان را درست تعریف کنیم. نیازمندی را هیچ وقت نباید به صورت تجرید اندازه‌گیری نمود بلکه نیازمندی همیشه بایستی با توجه به توانمندی خودمان اندازه‌گیری شود، مثلاً نیازمندی ما چه نوع ترانسفورماتور است. ابتدا باید مشخصات فنی ترانسفورماتور را دقیقاً تعریف کنیم. ثانیاً توانمندی ما در تأمین این ترانسفورماتور مورد نیاز از خارج کشور چقدر است. آیا توانمندی این را داریم که خودمان این ترانسفورماتور را از خارج خریداری کنیم. آیا توانمندی ترتیبات حمل و ترخیص آن را داریم. آیا توانمندی نصب و راه‌اندازی این ترانسفورماتور را داریم. یا این که توان چنین کاری را نداریم و کس دیگر باید این کارها را انجام بدهد. (مثلاً کلید در دست Turn-key). اگر توانمندی و مدیریت لازم را در خودمان می‌بینیم، با افراد مختلف قراردادهای مختلف می‌بندیم. مثلاً با یکی قرارداد خرید، با یکی قرارداد حمل و ترخیص و با دیگری قرارداد نصب و راه‌اندازی می‌بندیم. مهم این است که نیازمندی‌هایمان را با توانمندی‌هایمان بسنجیم. در مثال قبل از یک مهندس مشاور می‌خواهیم که مشخصات فنی ترانسفورماتور مورد نیاز ما را دقیقاً تعریف کند این مهندس مشاور دو تا کار می‌تواند انجام دهد. ۱) مشخصات فنی دقیق و محدودکننده تدوین کند. ۲) مشخصات فنی به صورت کلی ارائه بدهد.

در نوع اول مشخصات دقیق است اما محدودکننده می‌باشد. مثلاً فقط از کمپانی زیمنس می‌توان خریداری کرد. در این صورت از همین جا رقابت کشته شد و بقیه مراحل مناقصه و مذاکره بی‌معنی است دیگر ارزیابی فنی معنا ندارد. ارزیابی مالی هم بی‌معنی است چون فقط یک قیمت داریم. بنابراین اگر در تعیین مشخصات فنی دقت نداشته باشیم و به صورت کلی مطرح نکنیم و محدود کرده باشد، بقیه مراحل مناقصه نمایشی است. یعنی از ابتدای کار مشخص است که برنده چه کسی است. تا آنجایی که می‌توانیم باید شرایط محدودکننده را حذف نماییم. این مسئله بسیار ظریف است یعنی وقتی مشاورین مشخصات فنی را تعریف می‌کنند، در حقیقت برنده را مشخص می‌کنند.

در اینجا ۳ علت می‌توانند وجود داشته باشد که مهندسین مشاور مشخصات فنی را محدودکننده تعیین نمایند:

  • این که مهندسین مشاور به این نتیجه رسیده باشند که تولیدات فلان کارخانه (زیمنس) از کیفیت بسیار بالایی برخوردار است و غیر از آن را نمی‌پذیرند.
  • در اثر بی‌سوادی مهندسین مشاور، مشخصات فنی محدودکننده مطرح می‌گردد. در این حالت متأسفانه مشاورین به جز این تولیدات، مشخصات فنی دیگری را ندیده و نمی‌شناسند.
  • در اثر سوء نیت مهندسین مشاور، مشخصات فنی محدودکننده مطرح می‌شود. قبلاً فروشندگان با مهندسین مشاور تماس گرفته و توافق آنان را با پرداخت رشوه و غیره جلب نموده­اند.

از طرف دیگر مشخصات فنی نباید زیاد پراکنده باشد که در این صورت پیشنهادات واصله قابل مقایسه نخواهند بود. یعنی مشخصات گیج‌کننده و سردرگم‌کننده نباید باشند. در این زمینه از کلمه Equivalent  نیز نباید استفاده کرد چون این کلمه به معنای معادل و برابر است که باز هم درست نیست. بهترین کاری که در این گونه مواقع می‌توانیم انجام دهیم مشخصات فنی کالای مورد نیاز را به صورت کاربردی (function) تعریف کنیم. مثلاً بگوئیم ماشین‌حسابی می‌خواهیم که چهار عمل اصلی را انجام دهد، جذر بگیرد و انتگرال را هم حل کند. تعریف دقیق مشخصات فنی سه حسن اصلی دارد.

  1. باعث ایجاد رقابت می‌شود.
  2. باعث تسهیل در مقایسه می‌شود.
  3. از اتلاف وقت جلوگیری می‌نماید.

بنابراین تعریف مشخصات فنی اولاً باید اجازه رقابت بدهد ثانیاً طوری نباشد که امکان مقایسه پیشنهادات واصله را از ما بگیرد.

۳ – پیدا کردن تولیدکنندگان، فروشندگان و کنندگان واقعی کار Sourcing

هدف ما در این مرحله معیّن کردن تولیدکنندگان و کنندگان واقعی کار است. بسیاری از مواقع متأسفانه در این مرحله با حذف عمدی یا سهوی تعداد زیادی از تولیدکنندگان و کنندگان واقعی کار، رقابت را از بین می‌بریم. در بسیاری از مواقع به خاطر جهل بازرگانی، خودمان را به همان چهار و پنج کمپانی که قبلاً با آن کار می‌کردیم محدود می‌کنیم. باید از همه کسانی که کننده واقعی کار هستند در مناقصه دعوت به عمل آید.

البته نکته‌ای که در این جا باید مورد توجه قرار گیرد، حدود رقابت است. مثلاً برای اجرای یک پروژه‌ای از تولیدکنندگان اروپای غربی، تولیدکنندگان آمریکایی، تولیدکنندگان ژاپنی، تولیدکنندگان اروپای شرقی، تولیدکنندگان هندی، تولیدکنندگان چینی دعوت به عمل می‌آید. همه این کمپانی‌ها اقدام به ارسال پینشهاد فنی –  بازرگانی می‌نمایند. مشخصات فنی آنها بر روی کاغذ هیچ فرقی با همدیگر ندارند و مثل هم هستند و قطعاً تولیدکنندگان چینی، هندی یا اروپای شرقی برنده خواهند شد. اما در واقعیت این کمپانی‌ها با همدیگر قابل مقایسه نیستند. در اجرای پروژه و در عمل کمپانی‌های فوق با مشکل مواجه خواهند شد. اینها نمی‌توانند کار را انجام بدهند و ما را دچار مشکل خواهند کرد و باعث اتلاف وقت می­شوند.

رفتار عملی و قانونی انجام معاملات در شرکت‌های خصوصی و بخش دولتی

در بخش خصوصی هیچگونه دستورالعمل خاصی به صورت یکسان و الزام آور برای انجام معاملات آنها وجود ندارد. این که شرکت­های خصوصی چگونه قیمت می­گیرند و چگونه خریدهای خودشان را انجام می­دهند از نظر قانونی محدودیتی ندارند. اما در عمل شرکت‌های خصوصی نیز همانند بخش دولتی یک روش خرید برای خودشان دارند البته در این کار قطعاً آزادی بیشتر دارند و هدف آنها نیز ایجاد رقابت و کسب منفعت و رضایت بیشتر است. در این رابطه قانون چیزی را به آنها تکلیف نکرده است.

اما در بخش دولتی که طبق مواد ۲ تا ۵ قانون محاسبات عمومی شامل وزارتخانه‌ها، مؤسسات دولتی و شرکت‌های دولتی می‌شوند، چون از ردیف بودجه دولتی هزینه می‌کنند، حتماً باید مطابق آئین‌نامه معاملاتی دولت عمل نمایند. یعنی چون از دولت پول می‌گیرند، نحوه خرج کردن آن هم باید مطابق آئین‌نامه معاملاتی دولت باشد. در آئین‌نامه معاملاتی دولت و آئین‌نامه معاملاتی شرکت‌های دولتی اصل بر انجام مناقصه است مگر در موارد استثنایی که البته در آئین‌نامه معاملاتی شرکت­های دولتی این موارد استثنایی گسترده است. البته در آئین‌نامه‌ معاملاتی دولت تشخیص‌ها و تصمیم‌گیری‌ها در سطوح عالیه صورت می‌گیرد و اما در آئین‌نامه معاملاتی شرکت‌های دولتی این تشخیص‌ها و تصمیم‌گیری‌ها به سطوح پایین‌تر تفویض شده است. بنابراین اصل در قانون این است که مطابق آئین‌نامه معاملاتی دولت، کلیه معاملات می‌بایستی از طریق مناقصه صورت گیرد ولی در عمل استثناء بر اصل مکرر شده است. در اغلب موارد ملاحظه می‌گردد که معاملات از طریق استعلام بهاء انجام می‌شود.

طبقه‌بندی معاملات

  • معاملات کوچک – معاملاتی که به قیمت ثابت سال ۱۳۸۳ کمتر از بیست میلیون ریال باشد.
  • معاملات متوسط – معاملاتی که مبلغ مورد معامله بیش از سقف مبلغ معاملات کوچک بوده و از ده برابر سقف ارزش معاملات کوچک تجاوز نکند (از دو میلیون تومان تا بیست میلیون تومان).
  • معاملات بزرگ – معاملاتی که مبلغ برآورد اولیه آنها بیش از ده برابر ارزش مبلغ معاملات کوچک باشد.

نصاب معاملات مذکور متناسب با تغییر شاخص سالانه قیمت‌ها از میانگین قیمت‌های ۳۳۳ قلم کالا و خدمات به دست می‌آید که بانک مرکزی موظّف به اعلان آن است. وزارت امور اقتصادی و دارایی مکلف است در ابتدای هر سال نصاب معاملات را بر اساس شاخص‌های کالاها و خدمات اعلام‌شده توسط بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران، جهت تصویب به هیأت وزیران پیشنهاد نماید.

طبقه‌بندی انواع مناقصات

مناقصات از نظر روش دعوت مناقصه‌گران به دو نوع زیر طبقه‌بندی می‌شوند:

  •  مناقصه عمومی open – مناقصه‌ای است که در آن فراخوان پیمانکاران و فروشندگان از طریق انتشار آگهی عمومی در جراید کثیرالانتشار به اطلاع کلیه مناقصه‌گران می‌رسد. از همه تولیدکنندگان و کنندگان واقعی کار دعوت می‌شود تا اسناد مناقصه را تهیه نمایند. در این آگهی نوع کار مشخص شده و از تمام کسانی که توانایی انجام کار را دارند می‌خواهیم تا در یک زمان معین نسبت به تهیه اسناد مناقصه اقدام و در مناقصه شرکت نمایند. هدف از این کار ایجاد قابت است. تا آن جایی که امکان دارد رقابت گسترده‌تر شود.
  •  مناقصه محدود Limited – مناقصه‌ای است که در آن به تشخیص و مسئولیت بالاترین مقام دستگاه مناقصه‌گذار، محدودیت برگزاری مناقصه عمومی با ذکر دلیل تأیید می‌شود و فقط برای تعداد محدودی از تولیدکنندگان و کنندگان واقعی کار دعوت‌نامه ارسال می‌شود تا نسبت به تهیه اسناد مناقصه اقدام نمایند یا اینکه ما اسناد مناقصه را در اختیار آنان قرار می‌دهیم.

مناقصات از نظر مراحل بررسی اسناد مناقصه به دو نوع زیر طبقه‌بندی می‌شوند:

  1.  مناقصه یک مرحله‌ای – مناقصه‌ای است که پاکت‌های پیشنهادات مناقصه‌گران در یک جلسه گشوده و در همان جلسه برنده مناقصه تعیین می‌گردد و نیازی به ارزیابی فنی – بازرگانی پیشنهادات توسط کمیته ارزیابی فنی – بازرگانی نمی‌باشد. هم مناقصات عمومی و هم مناقصات محدود می‌تواند به صورت یک‌مرحله‌ای برگزار شود.
  2.  مناقصه دو مرحله‌ای – مناقصه‌ای است که به تشخص دستگاه مناقصه‌گذار، لازم و ضروری که بررسی پیشنهادات مناقصه­گران در جلسات مجزّا از نظر فنی و بازرگانی صورت پذیرد. بنابراین ابتدا کمیته فنی تشکیل می‌شود و پس از بررسی فنی پیشنهادات، نتایج ارزیابی فنی پیشنهادات واصله را به کمیسیون مناقصه گزارش می‌دهد و بر اساس مفاد این گزارش و پیشنهادات بازرگانی مناقصه­گران، برنده مناقصه تعیین می‌شود. هم مناقصات عمومی و هم مناقصات محدود می‌تواند به صورت دومرحله‌ای برگزار شود.

معمولاً مناقصه دومرحله‌ای برای مناقصات محدود به این صورت است که ابتدا یک فراخوان عمومی در جراید کثیرالانتشار برای شناسایی پیمانکاران واجدالشرایط چاپ می‌شود سپس کمیته فنی – بازرگانی از میان شرکت‌کنندگان، تعدادی محدود را جهت ارسال دعوت‌نامه انتخاب می‌نمایند. آنگاه از شرکت‌های انتخاب‌شده جهت تهیه اسناد مناقصه دعوت به عمل می‌آید. اینکه همه تولیدکنندگان و کنندگان واقعی کار در دنیا از طریق چاپ آگهی مناقصه در جراید کثیرالانتشار کشور از برگزاری مناقصه مطلع می‌شوند یا خیر، جواب منفی است. همه تولیدکنندگان و پیمانکاران از چاپ این آگهی و برگزاری مناقصه مطلع نمی‌شوند. اما اغلب کمپانی‌های بزرگ در دنیا معمولاً در ایران دفاتر نمایندگی دارند و از طریق دفاتر نمایندگی خود، این آگهی مناقصه را دریافت می‌نمایند. گاهی اوقات از طریق شرکت‌های خاصی که کارشناسان تهیه و فروش بریده روزنامه‌ها است این آگهی‌ها را دریافت می‌کنند. از طریق اداره امور اقتصادی وزارت امور خارجه نیز می‌توان این مناقصه را به اطلاع تولیدکنندگان واقعی رساند. یعنی وزارت امور خارجه به کنسولگری‌های خود در کشورهای خارج اطلاع می‌دهند و آنها نیز موضوع را از طریق اتاق‌های بازرگانی به اطلاع تولیدکنندگان و پیمانکاران می‌رسانند. چنانچه مناقصه خیلی مهم باشد بهتر است موضوع را در یک روزنامه بین‌المللی نیز چاپ کنند.

اینکه مناقصه عمومی بهتر است یا مناقصه محدود، جواب خاصی برای این سئوال وجود ندارد. آئین‌نامه معاملات دولت تعین نوع مناقصه را به بالاترین مقام اجرایی هر سازمان تفویض نموده است. در بسیاری از مؤسسات دولتی این که کدام یک از این دو روش بهتر است، فقط یک عادت ایجاد شده است. در اکثر مواقع برگزاری مناقصه عمومی بسیار پردردسر است. ممکن است. زیرا صدها کمپانی با توانمندی‌های مختلف در مناقصه شرکت نمایند و نود درصد آنها هم کننده واقعی کار نمی­باشند. بهترین پیشنهاد این است که مناقصه محدود دومرحله‌ای برگزار شود. ابتدا فراخوان عمومی می‌شود با ذکر نوع کار  و موضوع مناقصه از کسانی که تمایل دارند در مناقصه شرکت نمایند درخواست می‌گردد امکانات، میزان سرمایه، ترکیب کارکنان، تجربیات قبلی و غیره را برای ما ارسال نمایند. آنگاه کمیته فنی – بازرگانی با ارزیابی‌ توانایی‌ها و امکانات شرکت‌ها، تعدادی را انتخاب نموده و اسناد مناقصه فقط برای آن شرکت‌های انتخاب‌شده ارسال می‌گردد.

تدوین اسناد مناقصه – Tender Documents

مناقصه از مصدر نقص گرفته شده است و به معنای کاستن و در اینجا به معنای کاستن از قیمت است. مناقصه فرایندی است رقابتی برای تأمین کیفیت مورد نظر طبق اسناد مناقصه که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه‌گری که کمترین قیمت مناسب را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌شود. بنابراین مناقصه یک روش رسمی خرید است که در آن پیشنهادات مناقصه‌گران بر اساس اسناد متضمن شرایط از پیش تعیین‌شده دریافت می‌گردد. سپس این پیشنهادات توسط یک کمیسیون خاص بنام کمیسیون مناقصه ارزیابی می‌شود. البته این پیشنهادات توسط یک ضمانتنامه خاصی بنام ضمانتنامه شرکت در مناقصه، حمایت و پشتیبانی می‌گردد. منظورمان از اسناد مناقصه یک مجموعه اسنادی است که عبارتند از:

  • دستورالعمل Guide – در این سند راهنمایی‌های لازم به مناقصه­گران ارائه می‌شود. مثلاً این که چگونه باید در مناقصه شرکت نمایید، چگونه نسبت به تهیه ضمانتنامه شرکت در مناقصه اقدام نمایید، چگونه اقدام به ارائه پیشنهاد قیمت نمایید، پیشنهادات مناقصه‌گران چگونه ارزیابی می‌شود، اینکه مثلاً پیشنهادات مشروط پذیرفته نمی‌شوند. این سند را هر جوری که بخواهیم می‌توانیم تنظیم کنیم و هیچ الزام قانونی در تهیه آن وجود ندارد.
  • مشخصات فنی Technical Specifications – در این سند که به نظر بنده مهم‌ترین سند مناقصه محسوب می‌گردد، اطلاعات فنی دقیق موضوع معامله را نه به صورت محدودکننده بلکه به صورت کلی و کاربردی(function) ارائه می‌کنیم. تذکر و تأکید می‌گردد که پیشنهادات حتماً باید بر اساس همین مشخصات فنی ارائه گردد.
  • فرم خام قرارداد Contact form – مناقصه­گذار باید فرم خام قرارداد مورد نظر خود را به مناقصه­گران ارائه ‌کند. به همه تولیدکنندگان و فروشندگان علاقه­مند به شرکت در مناقصه اعلام می‌کند که اگر در مناقصه برنده شدند، قرارداد بر اساس این فرمت با آنها منعقد خواهد شد. در نتیجه پیشنهادات آنها با این فرض باید تهیه و ارائه شود. مثلاً از تمام صورتحساب­های آنها ۵% بعنوان علی­الحساب مالیات مستقیم کسر و به حساب اداره داریی واریز خواهد شد. یا ۵% بعنوان علی­الحساب بیمه کسر خواهد شد.
  • سایر فرم‌های مورد نیاز بر حسب مورد مناقصه – این اسناد در حقیقت فرم‌هایی هستند که مناقصه‌گذار بر اساس نیاز تهیه و به همراه اسناد مناقصه به مناقصه­گران تحویل می‌دهد نظیر فرم ضمانتنامه‌ها، فرم سوگندنامه‌ها و غیره.

ضمانتنامه شرکت در مناقصه (Bid Bond/Tender Guarantee)

واژه to bid یعنی در مناقصه شرکت کردن و پیشنهاد قیمت ارائه کردن و biding یعنی شرکت در مناقصه. یکی از مسائل مهم و اساسی در مناقصات، اخذ ضمانتنامه شرکت در مناقصه (Bid Bond) است. این ضمانتنامه می‌تواند ضمانتنامه بانکی یا معادل نقد آن یا اوراق بهادار یا وثایق ملکی به میزانی که دستگاه مناقصه‌گذار معین می‌کند، باشد و معمولاً ۵% برآورد قیمت کار است. مدّت این ضمانتنامه معمولاً بر اساس پیش‌بینی مناقصه‌گذار از مدت زمان ارزیابی پیشنهادات واصله، انجام مذاکره، عقد قراراد تعیین می‌گردد. این ضمانتنامه یک مکانیزمی برای تثبیت شرایط و قیمت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران می‌باشند.

اخذ ضمانتنامه شرکت در مناقصه Tender Guarantee/Bid Bond دو حسن بزرگ دارد:

  1. شرایط اقتصادی روز باعث نمی‌شود تا مناقصه‌گری که برنده مناقصه شده است قیمت‌های پیشنهادی و شرایط خود را عوض نماید. در این صورت ضمانتنامه شرکت در مناقصه او ضبط خواهد شد.
  2. ضمانتنامه شرکت در مناقصه مثل یک بلیط ورودی است. اگر مناقصه‌گری توانایی این را نداشته باشد که ۵% مبلغ قرارداد را به عنوان تضمین ارائه نماید و به مدت ۳ ماه تحمل کند، این شرکت قطعاً توانایی انجام کار را هم نخواهد داشت.

اخذ ضمانتنامه شرکت در مناقصه Tender Guarantee/Bid Bond سه عیب بزرگ دارد:

  1. ممکن است مناقصه‌گری توانمندی انجام کار را به خوبی داشته باشد اما به طور مقطعی و در کوتاه‌مدت مشکل نقدینگی داشته باشد. یا این که یک شرکت مهندسی جدیدی باشد که تازه‌ وارد بازار شده است و بانک‌ها به دلیل عدم شناخت آن شرکت، حاضر به صدور ضمانتنامه بانکی برای آنها نباشد. در این صورت این شرکت‌های توانمند عملاً از فهرست مناقصه حذف خواهند شد.
  2. دومین عیب ضمانتنامه شرکت در مناقصه این است که باعث گران‌تر شدن موضوع مناقصه می‌شود. قیمت‌ها را بالا می‌برد و عین مالیات عمل می‌کند. اگر تجربه اول شرکت باشد، بانک‌ها حاضر به صدور ضمانتنامه بانکی برای متقاضیان نیستند لذا باید پول را قرض کند و بابت آن بهره بپردازند. معمولاً این بهره را روی قیمت‌ها اضافه می‌کنند.
  3. تهیه ضمانتنامه شرکت در مناقصه یک پروسه زمان‌بر است. وقتی ما از یک فروشنده خارجی ضمانتنامه بانکی درخواست می‌کنیم، آن فروشنده خارجی باید به یک بانک خارجی مراجعه نموده و آن بانک خارجی به یک بانک ایرانی اعلام کند و بانک ایرانی برای خریدار ضمانتنامه صادر کند. این پروسه حداقل سه هفته زمان لازم دارد.

دریافت پیشنهادات مناقصه ­گران

پیشنهادات مناقصه‌گران حتماً باید در سه پاکت در بسته و بصورت جداگانه، مهر و امضاء شده در صندوق تعبیه شده در واحد انتظامات دستگاه مناقصه­گذار انداخته شود.

  • پاکت اول مربوط به ضمانتنامه شرکت در مناقصه Bid Bond)) است. اگر مناقصه‌گری این پاکت را ارائه نکرده باشد حق شرکت در مناقصه را ندارد. این شرکت از دور مناقصه حذف می‌گردد و کنار گذاشته می‌شود. زیرا ممکن است همین شرکت برنده مناقصه شده و بعداً از امضاء قرارداد خودداری نموده و با شرایط اقتصادی روز درخواست تغییر قیمت و شرایط پیشنهادی را بنماید. بعداً ممکن است مشکل ایجاد نماید.
  • پاکت دوم مربوط به مشخصات فنی موضوع مناقصه است. اگر مناقصه­گر پاکت اول را ارائه کرده باشد و ضمانتنامه شرکت در مناقصه مطابق درخواست دستگاه مناقصه‌گذار باشد، پاکت دوم باز می‌شود. بررسی و ارزیابی مشخصات فنی پیشنهادات معمولاً توسط یک کمیته فنی یا نماینده دستگاه متقاضی صورت می‌گیرد. نمایندگان واحد مالی و نمایندگان رئیس دستگاه معمولاً در زمینه مسائل فنی آگاهی ندارند و غالباً نظر دستگاه‌ متقاضی را تأیید می‌کنند. کمیسیون مناقصه حداقل مرکب از ۳ نفر است ۱) نماینده رئیس دستگاه ۲) نماینده بخش مالی ۳) نماینده دسگاه متقاضی. این ترکیب را آئین‌نامه معاملات دولت تعیین کرده است اما ترکیب آن در آئین‌نامه معاملاتی شرکت‌ها متفاوت است. هدف از تشکیل کمیسیون مناقصه این است که نظر فرد حاکم و غالب نباشد. آرای اعضاء کمیسیون مناقصه دارای ارزش یکسان است. فقط یک استثناء وجود دارد و آن اینکه نظر نماینده دستگاه متقاضی باید تأمین بشود. اگر نظر او تأمین نشود، رأی او می‌تواند آراء دیگران را بشکند. در حقیقت به رأی نماینده فنی ارزش بیشتری قائل می‌شوند.
  • پاکت سوم مربوط به پیشنهاد قیمت پروژه است. این پاکت تا زمانی که ارزیابی فنی صورت نگرفته باشد، باز نخواهد شد. همیشه بعد از ارزیابی فنی، ارزیابی مالی صورت می‌گیرد.

وقتی کمیسیون مناقصه تشکیل شد، هیچ کس حق خواستن تخفیف را ندارد. مگر این که به همه مناقصه‌گران این فرصت داده شود. مثلاً اگر یکی از مناقصه‌گران اعلام نماید که حاضر است ۱۰٪ تخفیف اعطاء نماید ما حق نداریم قبول کنیم چون شرایط مساوی را در اختیار دیگران نگذاشتیم. در این صورت باید به همه مناقصه‌گران اعلام شود که کمپانی فلان ۱۰٪ تخفیف به پیشنهاد خودش داده است به همین علت ۳ روز به دیگران هم فرصت داده می‌شود تا در قیمت‌های خودشان تجدید نظر نمایند. در حقیقت تجدید مناقصه کرده‌ایم. دستگاه مناقصه‌گذار می‌تواند به طور مرتب تجدید مناقصه نماید.

معمولاً پاکت دوم، مناقصه را وارد یک پروسه دیگری خواهد کرد. در بعضی از موارد که موضوع مناقصه بسیار ساده باشد و ارزیابی فنی دارای پیچیدگی خاصی نباشد، در همان مرحله اول، کمیسیون مناقصه پس از باز نمودن پاکت دوم و مشخص شدن نتیجه ارزیابی فنی، پاکت سوم را نیز باز خواهد نمود و برنده مناقصه را اعلام می‌نماید. اما معمولاً این طور نیست. کمیسیون مناقصه پس از از نمودن پاکت‌های دوم تصمیم می‌گیرد که ارزیابی فنی توسط چه کسانی انجام می‌شود. در بسیاری از موارد یک کمیته فنی در داخل سازمان تشکیل می‌شود و این مسئولیت به آن کمیته محوّل می‌گردد. در بعضی از موارد تخصصی و پیچیده با یک تیم مشاورین فنی قرارداد بسته می‌شود که مشخصات فنی پیشنهادات را ارزیابی نمایند.

تیم مشاورین فنی یا کمیته ارزیابی فنی برای ارزیابی فنی پیشنهادات ۳ گام اساسی باید بردارد که بسیار حائز اهمیت است.

۱ – اولین کاری که باید انجام بشود این است که با عنایت به هدف از انجام معامله، معیارهای سنجش تدوین گردد. اینکه برای انجام فلان معامله یا خرید مورد نظر، چه معیارهایی باید مد نظر قرار گیرد، فاکتورهای مختلف باید در نظر گرفته شوند. فرض کنید هدف از انجام معامله خرید چندین دستگاه اتومبیل باشد. در این صورت معیارهای سنجش عبارتند از:

  1. سرعت اتومبیل‌ها
  2. استحکام اتومبیل‌ها
  3. ایمنی اتومبیل‌ها
  4. قدرت مانور اتومبیل‌ها
  5. مصرف سوخت اتومبیل‌ها

۲ – دومین کاری که باید انجام شود این است که معیارهای تدوین‌شده می‌بایستی اولویت‌بندی شوند. برای سازمانی که می‌خواهد اتومبیل خریداری کند، اولویت‌بندی این معیارهای ۵ گانه تدوین‌شده چگونه است؟

پاسخ به این سئوال بستگی به هدف از انجام خرید دارد. فرض کنید اداره پلیس برای واحد آگاهی و گشت خود می‌خواهد جهت انجام مأموریت‌هایش اتومبیل خریداری نماید. در این صورت چون پلیس با یک سری آدم‌های دزد و قاتل سر و کار دارد، شاید معیار ایمنی از همه آنها اهمیت بیشتری داشته باشد. بعد از ایمنی، قدرت مانور اتومبیل اهمیت بیشتری برای آنها دارد. سرعت اتومبیل، استحکام و مصرف سوخت در اولویت‌های بعدی قرار می‌گیرند. حال فرض کنید اداره بهداشت و درمان استان تهران قصد دارد برای بیمارستان‌ها و درمانگاه‌های خود آمبولانس خریداری کند قطعاً اولویت‌بندی آنها با اولویت‌بندی اداره پلیس متفاوت خواهد بود. یا فرض کنید اداره بازرگانی تهران قصد دارد برای مدیران خود اتومبیل خریداری کند در این صورت باز هم اولویت‌بندی آنها متفاوت خواهد بود.

بنابراین هدف از انجام معامله، اولویت‌بندی معیارهای سنجش را تعیین می‌کند. همچنین در اولویت‌بندی معیارهای سنجش می‌بایستی متوسط عقاید و نظرات افراد با تجربه و صاحب نظر را ملاک عمل قرار دهیم. مثلاً اگر قصد خرید ماشین پلیس را داریم برای اولویت‌بندی معیارهای سنجش باید با چندین پلیس کهنه‌کار و باتجربه در این رابطه مذاکره نموده و سپس متوسط عقاید آنها را در نظر بگیریم.

۳ – سومین کاری که باید انجام شود این است برای هر معیار، یک سنجش مقداری ایجاد کنیم برای اینکه ارزیابی‌های کیفی تبدیل به ارزیابی‌های کمی بشوند، معیارهای سنجش نیز بایستی مقداری و کمی باشند. مثال فوق برای اداره پلیس در قالب جدول ذیل نشان داده می‌شوند.

ردیف معیارهای سنجش اولویت‌بندی اتومبیل بنز اتومبیل پراید
۱ سرعت اتومبیل سوم ۱ ۳
۲ استحکام اتومبیل چهارم ۱۰ ۲
۳ ایمنی اتومبیل اول ۹ ۳
۴ قدرت مانور اتومبیل دوم ۸ ۴
۵ مصرف سوخت اتومبیل پنجم ۵ ۱۰

وقتی ارزیابی فنی پیشنهادات به اتمام رسید، کمیسیون مناقصه مجدداً تشکیل می‌شود که در این مرحله وظیفه دارد گزارش ارزیابی فنی را بررسی نموده و برنده مناقصه را انتخاب و اعلام نماید. در این مرحله چند حالت می‌تواند وجود داشته باشد.

  • اولویت فنی حاصل است. اولویت قیمتی نیز حاصل است و قیمت نیز عادلانه است. یعنی پیشنهاد شرکت طوری است که هم از نظر فنی و هم از نظر قیمتی نیازمندی ما را تأمین می­نماید و کمیسیون مناقصه تشخیص داده است که قیمت‌های پیشنهادی شرکت عادلانه است در این صورت کمیسیون مناقصه می‌تواند از نفر اول به عنوان برنده مناقصه جهت انعقاد قرارداد دعوت به عمل آورد. این که تصمیم‌گیری در خصوص دعوت از برنده مناقصه جهت انعقاد قرارداد جزء وظایف کمیسیون مناقصه یا هیات مدیره می­باشد بستگی به آئین‌نامه معاملاتی شرکت‌ها دارد.
  • اولویت فنی حاصل است، اولویت قیمتی نیز وجود دارد اما قیمت پیشنهادی عادلانه نیست. یعنی پیشنهاد شرکت طوری است که از نظر فنی نیازمندی ما را برطرف می‌کند و از نظر قیمتی نیز نفر اول است اما کمیسیون مناقصه تشخیص داده است که قیمت پیشنهادی طرف بالاتر از قیمت عادله است. در چنین حالتی کمیسیون مناقصه از شرکت‌های حائز اولویت درخواست تخفیف می‌کند. چنانچه کمپانی‌های حائز اولویت تخفیف دادند با نفر اول قرارداد منعقد می‌گردد در غیر این صورت با تشخیص کمیسیون مناقصه، معمولاً مناقصه تجدید می‌گردد. در صورت انتخاب برنده مناقصه و تصمیم به انعقاد قرارداد با نفر اول، ضمانت‌نامه‌های شرکت در مناقصه نفر اول و نفر دوم نگهداشته می‌شود و بقیه ضمانت‌نامه‌های شرکت در مناقصه شرکت‌ها آزاد می‌گردد. البته هنگامی نفر دوم وجود دارد که اختلاف قیمت بین نفر اول و نفر دوم حداکثر ۵٪ (معادل مبلغ ضمانتنامه شرکت در مناقصه نفر اول) باشد. چنانچه اختلاف قیمت نفر اول و دوم بیشتر از مبلغ ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه نفر اول باشد آنگاه احتمال تبانی وجود دارد. در چنین مواردی اگر نفر اول حاضر به انعقاد قرارداد نشود، ضمانتنامه شرکت در مناقصه او ضبط و الزاماً مناقصه تجدید می‌گردد و یا این که نفر دوم حاضر شود قیمت‌های خود را به نحوی کاهش دهد که اختلاف قیمت او با نفر اول کمتر از ۵٪ (یا مبلغ ضمانتنامه شرکت در مناقصه نفر اول) شود.
  • اولویت فنی حاصل است اما قیمت پیشنهادی بسیار بالاست. یعنی از یک طرف بهترین پیشنهاد فنی بسیار گران است و از طرف دیگر قیمت‌های پیشنهادی حداقل، پاسخگوی نیازمندی فنی ما نمی‌باشد. در این حالت قانونگذار می‌گوید از شرکتی که نیازمندی فنی ما را تأمین می‌کند باید خرید صورت گیرد اما نیاز به مجوز ترک مناقصه می‌باشد. این مجوز در اختیار هیأت مدیره نیست یک کمیسیون خاصی وجود دارد به نام کمیسیون ترک مناقصه که نه کمیسیون مناقصه و نه هیأت مدیره است. این کمیسیون یک موجود دیگر است از این محل باید مجوز ترک مناقصه گرفته شود.

مزایای مناقصه – از خصوصیات مثبت مناقصه عبارتند از:

  • برگزاری مناقصه واقعاً رقابت ایجاد می‌کند. مناقصه‌گران از پیشنهادان همدیگر اطلاعی ندارند و امکان افشاء اطلاعات آنان تا قبل از روز گشایش پاکت­ها وجود ندارد. بنابراین ناگزیرند قیمت‌های خود را واقعاً رقابتی اعلام کنند. اما در استعلام بهاء، معمولاً فروشندگان قیمت‌های خود را طوری اعلام می‌کنند که دقیقاً زیر قیمت رقباء خود باشد و از اعلام پایین‌ترین قیمت ممکنه خودداری نموده و رقابت واقعی ایجاد نمی‌شود.
  • در مناقصه از همه تولیدکنندگان و از همه کنندگان واقعی کار دعوت به عمل می‌آید. مناقصه یک فراخوان عمومی است اما در استعلام بهاء ممکن است فقط سه تا چهار شرکت تولیدکننده دعوت شوند و احتمال دارد این شرکت‌های دعوت‌شده نیز از بهترین‌ها نباشند.
  • در مناقصه پیشنهادات واصله توسط یک شخص بررسی و ارزیابی نمی‌شود. بلکه یک کمیسیون یا یک تیم واجد شرایط این مهم را انجام می‌دهند و نظرات فرد نمی‌تواند خیلی مؤثر و غالب باشد.
  • در مناقصه بعد از ارائه پیشنهادات، تمام مناقصه‌گران شرایط مساوی دارند. اگر یک مناقصه­گر اقدام به ارائه تخفیف نماید این فرصت در اختیار سایر مناقصه‌گران هم گذاشته می‌شود.
  • موارد استثناء و عدم الزام به برگزاری مناقصه:

در موارد زیر الزام به برگزاری مناقصه نبوده و سازمان‌های اجرایی بدون انجام تشریفات مناقصه، می‌توانند معامله مورد نظر خود را انجام بدهند.

  • معاملاتی که طرف معامله یکی از وزاتخانه­ها یا مؤسسه دولتی و یا شرکت دولتی باشد.
  • خرید قطعات یدکی برای تعویض و یا تکمیل لوازم و تجهیزات ماشین‌آلات ثابت و متحرک موجود و همچنین ادوات و ابزار و وسایل اندازه‌گیری دقیق و لوازم آزمایشگاهی علمی و فنی و نظایر آن که تأمین آن با تشخیص مقام مجاز از طریق مناقصه امکان‌پذیر نباشد.
  • خرید خدمات فرهنگی و هنری، آموزشی و ورزشی و نظایر آن به تشخیص و مصلحت مقام مجاز که برگزاری مناقصه مقدور نباشد.
  • خرید خدمات مشاوره اعم از مهندسین مشاور و مشاوره فنی – بازرگانی مشتمل بر مطالعه، طراحی و یا مدیریت بر طرح و اجراء و نظارت و یا هر نوع خدمات مشاوره‌ای و کارشناسی.
  • تعمیر تجهیزات و ماشین‌آلات ثابت و متحرک و تأمین تجهیزات و ماشین‌آلات صرفاً جایگزین و مرتبط با تداوم تولید در واحدهای تولیدی به نحوی که شامل توسعه واحد نگردد با تشخیص و مسئولیت مقام مجاز.
  • خرید اموال منقول و غیرمنقول، کالا و خدمات با قیمت‌های تعیین‌شده یا کمتر یا حقوقی که نرخ‌های آنها از طرف مراجع قانون ذیصلاح تعیین شده باشد.
  • خرید یا اجاره به شرط تملیک یا اجاره گرفتن اموال غیرمنقول ک به تشخیص و مسئولیت مقام مجاز با کسب اجازه از هیأت کارشناسان رسمی دادگستری حداقل ۳ نفر و یا هیأت کارشناسان خبره مربوطه در صورت نبود کارشناسان رسمی دادگستری انجام خواهد شد.
  • خرید اموال منقول، خدمات و حقوقی که به تشخیص و مسئولیت مقام مجاز منحصر به فرد (انحصاری) بوده و دارای انواع مشابه نباشد.

مذاکره (Negotiation)

پس از ارزیابی پیشنهادات واصله و انتخاب برنده مناقصه، مرحله مذاکره آغاز می‌شود. در مذاکره چند فاکتور مهم وجود دارد که به تشریح آنها می‌پردازیم.

  • مقدمات رسیدن به مذاکره ایجاد رقابت اصل تعیین‌کننده‌ایی در سرنوشت قرارداد است که به طور مفصل در این خصوص صحبت شده است. اگر در تعریف نیازمندی‌ها و تشریح مشخصات فنی کالا و منابع‌یابی و برگزاری مناقصه عمومی رقابت را از بین برده باشیم، انجام مذاکره فقط یک امر تشریفاتی خواهد بود. اگر مقدمات مذاکره به خوبی فراهم نشود، مذاکره محکوم به یک‌سوئی بودن است.
  • هدف انجام مذاکره قبلاً توضیح داده شد که اصولاً قرارداد یک وسیله‌ای است که برای رسیدن به یک هدف که آن هدف هم انجام یک کار است، منعقد می‌شود. در تنظیم قراردادها و در انجام مذاکرات همیشه باید جوّ تفاهم را بوجود آورد تا طرفین برای رسیدن به یک هدف مشترک قرارداد را امضاء نمایند و آن هدف مشترک همان انجام کار است. در مذاکره نباید خیلی سخت‌گیری شود. مذاکره میدان جنگ و مبارزه نیست. طرفین باید سعی کنند انجام کار که مشکل و مسئله اولیه ما بوده است، میسر گردد.
  • مدیریت اطلاعات در مذاکره – نقش اطلاعات در مذاکره بسیار تعیین‌کننده است اینکه فروشنده چقدر از ما اطلاعات دارد و چقدر ما از فروشنده اطلاعات داریم مسیر مذاکره را تعیین خواهد کرد. اصولاً مذاکره برخورد دو جبهه اطلاعاتی است و هر طرف که اطلاعات بیشتری از طرف دیگر داشته باشد، در مذاکره امتیازات بیشتری خواهد گرفت. هیچ مذاکره مهمی نیست که قبل از آن تحلیل اطلاعاتی صورت نگرفته باشد. در مذاکرات، دو طرفی که رو در روی هم قرار می‌گیرند، دارای نیازمندی‌ها و توانمندی‌هایی هستند. میزان موفقیت در مذاکرات بستگی به این دارد که تا چه اندازه از نیازمند‌ها و توانمندی‌های همدیگر اطلاع داشته باشند. مثلاً کارخانه ما قصد دارد مواد اولیه خریداری کند. اگر فروشنده مطلع باشد که ما در انبار اصلاً موجودی نداریم و شدیداً نیازمند باشیم، قطعاً شرایط خود را به ما تحمیل خواهد کرد و با قیمت بالاتر مواد مورد نیازمان را به ما تحویل خواهد داد. همچنین اگر ما از وضعیت فروشنده اطلاعاتی را جمع‌آوری کرده باشیم که مثلاً امسال میزان تولید و فروش آن چقدر بوده است یا اینکه بتوانیم پیش‌بینی نماییم میزان فروش آن در آینده مناسب نخواهد بود و وضعیت بدی خواهد داشت و لذا مجبور است کالاهایش را همین الان بفروشد، با این اطلاعات ما نیز دست بسته پشت میز مذاکره نخواهیم نشست. فروشندگان همیشه قبل از انجام مذاکره، در مورد نیازمندی‌ها و توانمندی‌های دستگاه ما و همچنین در مورد نیازمندی‌ها و توانمندی‌های افراد و اشخاص دستگاه ما اطلاعات جمع‌آوری می‌کنند. جمع‌آوری اطلاعات بخشی از فعالیت‌های بازرگانی محسوب می‌شود. در امور بازرگانی موضوع جاسوسی بسیار پسندیده و خوب است. سفارتخانه‌های ما در خارج بایستی در امور بازرگانی جاسوسی نمایند و اصلاً برای این کار ساخته شده‌اند همان طوری که خارجی‌ها این کار را انجام می‌دهند.

چگونگی برخورد با مسائل اطلاعاتی شرکت نیز بسیار حائز اهمیت است. اینکه ما بر روی برخی اطلاعات بازرگانی مهر محرمانه می­زنیم، در حقیقت زمینه ایجاد فساد نموده و چون برای این اطلاعات قیمت تعیین کرده‌ایم حتماً این اطلاعات به فروش خواهند رفت حتی پیش پا افتاده‌ترین اطلاعات بازرگانی را اگر برایش قیمت تعیین کردیم، به فروش می‌روند. بنابراین اطلاعاتی که برای دیگران با یک مقدار زحمت قابل کسب است، برای اینکه جلوی فساد را بگیریم بهتر است این اطلاعات را خودمان بدهیم. این سخت‌گیری‌ها فقط کوتاه‌مدت بوده و نتیجه معکوس خواهد داشت. بنابراین نباید اطلاعات را به صورت یک کالا درآورد تا معامله شود و ایجاد فساد بکند. بهترین کار این است که اطلاعات غلط ایجاد بشود. البته این اطلاعات غلط باید سیستماتیک و بر اساس یک نظام صورت بگیرد. این که در انبارمان چقدر جنس موجود است برای فروشنده بسیار اهمیت دارد. این سیستم اطلاعاتی قاعدتاً بایستی در اختیار یک عده افراد محدودی باشد. بقیه کارکنان شرکت باید اطلاعات انبار را از آنها دریافت کند و فکر کنند که این اطلاعات درست است. اطلاعات ضد و نقیض و غلط باید در اختیار کارکنان قرار بگیرد تا فروشندگان از توانمندی‌ها و نیازمندی‌های واقعی ما اطلاعات درست نداشته باشند. مدیریت اطلاعات احتیاج به ظرافت خاصی دارد و با برخورد زمخت و کلنگی نمی‌توان این کار را انجام داد.

تاکتیک‌های مذاکره

در مذاکرات، تاکتیک‌ها نقش و اهمیت چندانی ندارند و معمولاً اهمیت حداقل را حائز می‌باشند اما به هر حال تاکتیک‌هایی وجود دارد که می‌توان از آنها استفاده کرد. مهم‌ترین این تاکتیک‌ها عبارتند از:

  • نباید در ابتدای مذاکره دست خودمان را رو کنیم. مثلاً اگر در ابتدای مذاکره از طرف خارجی ۲۰٪ تخفیف بخواهیم چون خودش را با انعقاد قرارداد خیلی دور می‌بیند، تخفیف خواسته ‌شده را اعطا نمی‌کند. حال اگر تمام موانع و مشکلات را برطرف کردیم و با همدیگر توافق نمودیم و در انتهای مذاکره هستیم چون خودش را با قرارداد نزدیک می‌بیند، تخفیف را حتماً خواهد داد. التبه این مسئله بستگی به میزان رقابت ایجادشده و میزان اطلاعات فاش شده ما دارد.
  • در مذاکره نباید اسیر جزئیات شد. در بسیاری از مواقع مشاهده می‌شود طرفین ساعت‌ها و روزهای متمادی وقت خودشان را صرف جزئیات بی‌اهمیت می‌کنند. بر روی مسائل کم‌اهمیت نباید زیاد تکیه کرد و برای آنها وقت تلف کرد. مثلاً این که ضمانتنامه حسن انجام کار هنگام امضاء قرارداد سپرده شود یا این که بعد از گشایش اعتبار اسنادی سپرده شود.
  • در مذاکره نباید اشتباده طرف را به رخ او کشید. این که در مذاکرات طرف خودمان را آدم راستگو، آگاه، دانا و لایق به حساب آوریم، بسیار مهم است. هیچ وقت در مذاکره نباید سعی شود تا طرف خودمان را ضایع کنیم اگر اشتباهی مرتکب شد نباید به رخ او کشیده شود و به او ثابت کنیم که اشتباه کرده است مخصوصاً هنگامی که او با همکاران و رئیس خود مذاکره می‌کند. در این صورت حتماً او می‌خواهد از ما انتقام بگیرد لذا شخصیت‌ شکنی در مذاکرات ممنوع است و اگر طرف ما خارجی است باید بر اساس فرهنگ خودش، حتی اگر فرهنگ او برای ما خنده‌آور است، با او مذاکره کرد و برای او شخصیت قائل شد. مثلاً اگر یک خارجی سگ خود را نیز به مذاکره آورد و با او بازی می‌کند، نباید عکس‌العملی نشان داد. اگر چه سگ در اعتقادات ما نجس است ولی به فرهنگ او باید احترام گذاشت.
  • باید سعی شود که مذاکره در خانه خود انجام گیرد. این که کارکنان و کارشناسان خودمان را به خارج از کشور اعزام نماییم تا تحولات تکنولوژی را ببینند و با آداب و رسوم و سنن خارجیان از نزدیک آشنا شوند بسیار مهم است اما در نهایت مذاکرات بهتر است در ایران انجام شود این مسئله چند علت دارد.

الف) همه انسان‌ها از شهر، خانه و کشور خود یک نظم از پیش‌ ساخته شده در ذهن خود دارند و بر اساس آن زندگی می‌کنند. در این نظم از پیش تعیین‌شده همه چیز جای خودش قرار دارد و در این سیستم اصلاً احساس بیگانگی نمی‌کنند. انسان وقتی در این سیستم مذاکره می‌کند احساس پشتیبانی و حمایت می‌کند. یک احساس پدر فرضی از خانه خودش دارد و برعکس اگر مذاکذه در یک سیستم بیگانه مثلاً سوئیس انجام شود ما با نظم از پیش ساخته‌شده سوئیس حداقل در کوتاه‌مدت نمی‌توانیم تطبیق پیدا کنیم. مثل این است که یک آدم شهری وارد یک روستا شود. در کنار جاده آن در هنگام غروب آفتاب به آرامش و سکوت روستا خیره می‌شود اگر چه هم چیز برایش زیباست اما احساس وحشت می‌کند چون جایش در آن سیستم نیست. تیم ما در خارج از کشور کسی را نمی‌شناسد. فقط فروشنده یا پیمانکار مورد نظر ما است که انتظار داریم از ما پشتیبانی کند. او پدر ما می­شود و هر چه که او می‌گوید قبول می‌کنیم و در نتیجه برابری را از دست می‌دهیم.

ب) مسئله دیگری که مطرح است اینکه ما در خارج از کشور از مراجع تصمیم‌گیری و مراجع اطلاعاتی دور هستیم و اغلب کسانی که خارج از کشور مأموریت می‌روند از ترس این که پس از بازگشت مورد انتقاد قرار نگیرند، تصمیم‌گیری نخواهند کرد زیرا از کسانی که در تهران نشسته‌اند هراس و واهمه دارند.

ج)‌ فروشندگان اغلب در خارج از کشور این توانایی را دارند که اطلاعات ما را کنترل نمایند. مثلاً وقتی تیم ما برای مذاکره به خارج از کشور اعزام می‌شود انتظار دارد که طرف خارجی برای تیم مذکور هتل رزرو نماید و هزینه‌های اقامت خارج را بپردازد و اغلب فروشندگان یا پیمانکاران به این نیاز ما پاسخ می‌دهند در حقیقت ما میهمان آنها می­‌شویم. در طول مدت مذاکره و اقامت تیم در خارج، از تلفن و فاکس و اینترنت هتل جهت تماس با تهران استفاده می‌کنیم. احتمال این که محتوای این تلفن‌ها و تماس‌ها به اطلاع فروشندگان برسد، زیاد است. چون او این هتل را برای ما اجاره کرده و می‌تواند هماهنگی‌های لازم را با هتل نموده باشد. در مجموع فروشنده می‌تواند کنترل اطلاعاتی بر روی ما داشته باشد.

چنانچه بخواهیم مذاکره را در ایران انجام دهیم باید نکاتی مورد توجه قرار گیرد که بسیار اهمیت دارند.

  • یک محیط فوق‌العاده آبرومند مهیا نماییم. یک اتاق خوب و تمیز با میز مذاکره مناسب و تلفن در دسترس، میوه و شیرینی و سایر وسائل لازم فراهم گردد. در واقع فرهنگ ایرانی نباید تحقیر شود.
  • معمولاً خارجی‌ها در ابتدای مذاکرات هدایایی تقدیم می‌کنند. اگر ما در مقابل هدایایی نداشته باشیم تا تقدیم کنیم به این معناست که از همان ابتدای کار، آنها دهنده هستند و ما گیرنده و این برابری را از بین می‌برد لذا ما هم باید سعی کنیم هدایایی تهیه نماییم و کادوهایی را آماده کنیم و در ابتدای مذاکره تقدیم کنیم این مسئله هزینه زیادی نخواهد داشت اما موجب می‌شود با افتخار مذاکره نموده و از ابتدا برابر و مساوی باشیم.
  • در مذاکرات باید سعی شود که با آدم‌هایی که صاحب اختیار نیستند، مذاکره نکنیم. چون فقط اتلاف وقت مطلق است. باید ببینیم طرفی که می‌خواهد با ما مذاکره کند در کجای ساختار سازمان کمپانی فروشنده قرار دارد. هر چقدر با مقامات بالاتر مذاکره کنیم چون اختیارات آن طرف بیشتر است، این مذاکره بهتر می‌تواند به نتیجه برسد. آدم‌های سطوح پایین‌تر چون هیچ گونه اختیاری از ناحیه خود ندارند و به آنها گفته شده است تا چه حد مانور کنند، لذا انجام مذاکذه با آنها فقط وقت تلف کردن است.
  •  باید سعی کنیم نبض مذاکره را در دست داشته باشیم. اینکه مذاکره به کدام سو می‌رود بسیار مهم است. اگر می‌توانیم خودمان این کار را انجام بدهیم و اگر خودمان نمی‌توانیم، کسی را به عنوان مسئول این کار در مذاکره قرار دهیم. معمولاً کسانی که در پشت میز مذاکره نشسته‌اند مثل درنده‌هایی هستند که در گرد و خاک فقط می‌دوند و نمی‌توانند هدف را به خوبی رصد کنند. کسانی که از بالا به آنها نگاه می‌کنند می‌دانند که به سوی هدف می‌روند یا به سوی بیراهه می‌روند. نباید گذاشت مذاکره متوقف بشود. فرض کنید طرفین مذاکره روی یک مسئله خاص موضع‌گیری نمودند و نهایتاً به این نتیجه می‌رسند که مذاکره را قطع نمایند. در مرحله بعدی یک طرف حرف خود را پس می‌گیرد و عقب‌نشینی می‌کند و با شرمندگی تمام پشت میز مذاکره می‌نشیند. از همان جا نتیجه مذاکره عوض می‌شود چون یک طرف برگ برنده در دست دارد و طرف دیگر که عقب‌نشینی کرده سعی دارد انتقام بگیرد. حال اگر در طول مذاکره یک نفر نبض مذاکره را در دست داشته باشد هنگامی که مشاهده می‌کند جهت مذاکره به سمت دیگری می‌رود که نتیجه آن برخورد دو طرف با یکدیگر خواهد شد، وارد عمل می‌شود مثلا می‌گوید استراحت می‌‌کنیم یا یک لطیفه بی‌ربط تعریف می‌کند تا جوّ مذاکره از آن هیجان بیرون بیاید و بر اساس منطق تصمیم بگیرند. در حقیقت او مذاکره را هدایت می‌کند. لذا باید سعی کرد همیشه مذاکره ادامه پیدا کند نباید به هیچ قیمتی مذاکره را قطع کرد.
  • در مذاکره باید هدف داشته باشیم و با برنامه جلو رفت. در مذاکرات معمولاً فروشندگان و خریداران هر کدام برای خودشان یک منوی شرایط مطلوب خودشان را تدوین نموده و به همراه دارند. مثلاً فروشندگان می‌گویند اعتبار اسنادی باید تأیید شده باشد، خریدار می‌گوید اعتبار اسنادی باید تأیید نشده باشد. فروشندگان اعتبار اسنادی نقد پایداری را طلب می‌کنند خریدار اعتبار اسنادی یوزانس را پیشنهاد می‌کنند. فروشندگان درخواست می‌کنند قوانین کشور آلمان برقرارداد حاکم باشد خریدار الزام دارد که قوانین کشور ایران بر قرارداد حاکم باشد. فروشندگان ۲۰٪ پیش‌پرداخت درخواست می‌کنند و خریدار فقط می‌تواند ۱۰٪ پیش‌پرداخت را قبول کند. اگر در مذاکرات طرفین از قبل این شرایط همدیگر را نداشته باشند و لیست تفاوت‌ها را استخراج ننموده باشند آن وقت در مذاکره بی‌هدف شرکت می‌نمایند. بنابراین بهترین راه‌کار برای هدفمند بودن مذاکره، این است که از قبل منوی پیشنهادی همدیگر را داشته باشند. همچنین تفاوت‌های آنها را نیز استخراج نموده باشند و به آنها اولویت بدهند یعنی این که کدام یک از اینها دارای اهمیت بیشتری است. مسئله دیگر این که برای هر یک وقت تعیین کنیم تا در مذاکره بی‌خودی وقت تلف نکنیم. این کارها باعث می‌شوند تا بالاخره طرفین به توافق برسند. این کار زمانی رخ می‌دهد که طرفین شرایط پیشنهادی همدیگر را داشته باشند و لیست تفاوت‌ها و مغایرات را نیز تهیه نموده باشند. اگر از قبل چنین اتفاقی نیفتند فروشندگان شرایط پیشنهادی خودشان را ارائه می‌کنند و ما هم ناچاریم آن شرایط را قبول کنیم و نهایت کاری که می‌توانیم انجام بدهیم این است که یک سری اصلاحات روی آن شرایط پیشنهادی فروشندگان انجام بدهیم. چون ما با شرایط پیشنهادی او مذاکره را شروع کردیم، مذاکره به سمت طرز تفکر آنها کشانده می‌شود. بنابراین مهم است که مذاکره با منوی شرایط پیشنهادی چه کسی شروع بشود و بالاخره این که مذاکره بی‌هدف اصلاً خوب نیست.
  • همیشه باید آگاهانه مذاکره کنیم. تیم مذاکره‌کننده بایستی اطلاعات زیادی در رابطه با موضوعات تخصصی داشته باشند و نسبت به ارقام و اطلاعاتی که در مذاکره اعلام می‌نمایند، به اندازه کافی اطمینان داشته باشند.
  • یکی از تاکتیک‌های مذاکره خسته کردن طرف مقابل است. معمولاً ما کارمند دولت هستیم. آدم‌های خسته و صبح‌ها خواب‌آلوده از خواب بیدار می‌شویم و می‌خواهیم پشت میز مذاکره بنشینیم. تیم مقابل ما آدم‌هایی هستند که در تهران هیچ کاری ندارند فقط آمده‌اند تا مذاکره کنند. وقتی پشت میز مذاکره می‌نشینند خودشان را به نفهمی می‌زنند یک مطلب ساده را چندین بار برایشان توضیح باید داد باز هم می‌گویند نفهمیدیم. تمام تلاش خودشان را می‌کنند تا مذاکره را به آخر وقت کاری روزانه بکشانند و این موقع معمولاً ما می‌خواهیم به منزل برویم چون ساعت کاری ما تمام شده است و از طرف دیگر خسته هم شده‌ایم. اما آنها در این زمان تازه سئوالات اساسی و کلیدی را مطرح می‌کنند چون می‌دانند ما خسته هستیم و عجله داریم لذا هر امتیازی بخواهند به آنها می‌دهیم تا زودتر از مذاکره خلاص شویم. بنابراین چنین مذاکره‌ای موفق نخواهد بود. ما هم باید سعی کنیم در ابتدا با حرف‌های بی‌ربطی که می‌زنیم آنها را خسته کنیم و اگر خودمان خسته شدیم حتماً زمان مذاکره را به فردا موکول نماییم تا مباحث و موضوعات در جلسه بعدی ادامه پیدا کند.
  • در مذاکرات باید از آدم‌های متخصص استفاده شود. تیم مذاکره‌کننده باید مرکب از کارشناسان خبره در تخصص‌های گوناگون باشند. فرض کنید ما در مورد بازرگانی اطلاعاتی خوبی داریم و خیلی خوب حرف می‌زنیم مثلاً در مورد اعتبارات اسنادی و امور گمرکی یک سری اطلاعات کلی داشته باشیم این کفایت نمی‌کند باید کارکنان خبره امور گمرک و ذیحساب اعتبارات اسنادی که دائماً با مشکلات مربوطه سر و کار دارند و به جزئیات امر اطلاعات بیشتری دارند استفاده نمود و همچنین متخصصین فنی که در کارشان خبره هستند در مذاکرات استفاده نمود تا جزئیات امور فنی را بررسی و اظهار نظر نمایند.
    هیچ وقت نباید سعی کنیم که مذاکره را یک شخص انجام بدهد و به همه سئوالات یک نفر پاسخ بدهد. همیشه باید چند نفر در مقابل چند نفر مذاکره نمایند باید یک تیم مذاکره‌کننده وجود داشته باشد. که عضو حقوقی، عضو فنی، عضو بازرگانی و رئیس و سخنگو داشته باشد. سخنگوی جلسه تقریباً همان رئیس تیم مذاکره‌کننده است که باید تیم را اداره کند و اداره کردن تیم مذاکره‌کننده بسیار مهم است حتی اگر زبان انگلیسی را نتواند صحبت کند. موضوع مهم دیگر در این مقوله هماهنگی اعضای تیم مذاکره‌کننده با همدیگر است یعنی دو نفر از یک تیم نباید با همدیگر مخالفت داشته باشند مثلاً سخنگوی تیم بگوید اشکالی ندارد که قوانین آلمان قرارداد حاکم باشد و از طرف دیگر عضو حقوقی تیم با او مخالفت کند و این مسئله تیم مذاکره‌کننده را سقوط می‌کشاند.
  • در مذاکره باید انصاف داشت. هدف ما انجام یک کار برای حل یک مشکل است لذا باید امکانات اجرای آن کار را فراهم کنیم که یکی از آنها انعقاد قرارداد است لذا سخت‌گیری بی‌خودی، حرف‌های بی‌اساس، پافشاری‌های غیرمنطقی ما را از هدف دور می‌کند. بنابراین باید منصفانه برخورد کرد.
  • یکی از تاکتیک‌های مذاکره نقش بازی کردن است(role play). یعنی قبل از این که مذاکره اصلی با تیم خارجی شروع بشود، تیم خودمان را به دو دسته تقسیم بکنیم. یک دسته نقش فروشنده یا پیمانکار خارجی را بازی کنند و دسته دیگر نقش خریدار را ایفاء نمایند. در این مذاکره مسائل و سئوالات احتمالی که ممکن است پیش بیاید، در آن جلسه مطرح می‌کنند. در حقیقت یک تمرین برای مذاکره اصلی است.
  • دروغ گفتن در مذاکره جائز نست. دروغ گفتن در مذاکرات تا آن جایی جایز است که طرف خارجی انتظار دروغ شنیدن را داشته باشد. مثلاً وقتی فروشنده در مورد قیمت رقبایش از ما سئوال می‌کند انتظار ندارد که از ما راست را بشنود و این دروغ محسوب نمی‌شود و ضرورت مذاکرات است. اما در جایی که انتظار ندارد از ما دروغ بشنود ولی ما دروغ بگوییم این مسئله در دراز مدّت به ضرور ما تمام خواهد شد. مثلاً به فروشنده می‌گوییم اگر ۱۰٪ به ما تخفیف بدهد حتماً قرارداد بعدی را نیز با او خواهیم بست ولی بعد از مدتی با کس دیگری قرارداد منعقد کنیم. در این صورت او یا در همین قرارداد کم‌کاری خواهد کرد و از کیفیت کارش خواهد دزدید یا در قرارداد دیگری که با او منعقد می‌کنیم حتماً این ۱۰٪ را جبران خواهد نمود. بنابراین اساس کار در بازرگانی، مذاکره و قرارداد باید اعتماد متقابل باشد در بلند مدت باید اصول اخلاقی بازرگانی را رعایت کنیم.
  • تعدد مراکز تصمیم‌گیری در مذاکرات تأثیری خوبی ندارد؟ در سازمان‌های دولتی فروشندگان ابتدا با کارشناسان خرید سر و کار دارند و کارشناس خرید این حق را دارد که با فروشنده مذاکره کند و از او تخفیف بخواهد. همچنین مدیر واحد، مدیر قسمت، معاون بازرگانی، مدیرعامل سازمان، معاون وزیر، خود وزیر بانک‌ها و گمرک نیز این حق را دارند که به فروشنده بگویند قیمت‌های پیشنهادی بالا است و درخواست تخفیف نمایند. فروشندگان در انتهای کار متوجه می‌شوند که در مجموع ۴۵٪ تخفیف از او درخواست نموده‌اند اگر فروشنده برای اولین بار وارد این بازار شده باشد یا ورشکست می‌شود یا این درصد تخفیف را در دفعات بعدی بر روی قیمت‌های خود اضافه خواهد کرد.
  • تعدد مراکز تصمیم‌گیری در مذاکرات موجب فساد می‌شود. اگر یک کارشناس حق دارد که از فروشندگان تخفیف بگیرد، این حق را هم دارد که از او تخفیف نگیرد. یعنی این حق تخفیف گرفتن را به او بفروشد و هر کسی در این پروسه این حق خودش را می‌تواند بفروشد. لذا تأکید می‌شود که این همه آدم تصمیم‌گیری می‌کنند این تعداد مرکز تصمیم‌گیری فساد ایجاد می‌کنند. ما همیشه باید در مذاکرات با طرف‌های خارجی در ذهن خودمان داشته باشیم که آخرین نفر برای تصمیم‌گیری نیستیم بلکه افرادی بالاتر از ما در این تصمیم‌گیری دخالت نظر خواهند داشت