دعوا عملی است تشریفاتی که به منظور تثبیت حقی که مورد انکار و تجاوز واقع شده است انجام می شود (دکتر ناصر کاتوزیان، اعتبار امر قضاوت شده دردعوای مدنی، ص ۲۷۳ ). مدیریت ادعا به مفهوم سازمان دهی و برنامه ریزی اصولی در خصوص بررسی عوامل و دلایل ایجاد ادعا و نهایتاً مستندسازی ادعاها، جهت ارائه به مراجع ذیربط است. در کشور ما چه در مرحله انعقاد قرارداد و چه در مرحله اجرا، در مورد تعهدات و مسئولیتها و منافع طرفین، شفافیت وجود نداشته و همین امر بعضاً موجب بروز اختلافات شدید بین طرفین و ورود ضرر وزیان به هر دو طرف اختلاف گردیده است.

برای مدیریت دعاوی در مراحل مختلف یک پروژه، می بایستی زمینه های ایجاد اختلاف را مشخص نموده و پیش بینی های لازم برای به حداقل رساندن اختلافات معمول گردد. ادعاها ممکن است در یکی از مراحل زیر بروز و ظهور یابد:

  1. مرحله مطالعات وطراحی
  2. مرحله تهیه اسناد مناقصه
  3. مرحله واگذاری و انعقاد قرارداد
  4. مرحله اجرای پروژه
  5. مرحله تحویل موقت و تحویل قطعی

لذا جهت مدیریت هر یک از مراحل فوق، می بایستی واحدی مستقل در سازمان کارفرما و پیمانکار تأسیس گردد تا با تعامل با یکدیگر، اختلافات را به حداقل ممکن کاهش دهند.

متأسفانه در کشور ما اغلب کارفرمایان، از موضع قدرت خویش، به ضرر پیمانکار استفاده کرده و قرارداد را به صورت یک جانبه و کاملاً به نفع خویش منعقد می نمایند، غافل از اینکه تحمیل شرایط قراردادی غیرعادلانه و نارضایتی پیمانکار، ممکن است موجب بروز اختلافات عدیده و نهایتاً تعطیلی پروژه و یا درحالت خوش بینانه، کاهش کیفیت عملیات اجرایی و بعضاً سوء استفاده های پنهانی گردد. از سوی دیگر در بسیاری از موارد، سهل انگاری پیمانکاران در مرحله انعقاد قرارداد و عدم مستندسازی ادعاهای قانونی، فرصت طرح ادعا را از ایشان می گیرد.

پس از ایجاد اختلاف، می بایستی مکانیسمی دقیق جهت حل وفصل عادلانه ی اختلافات وجود داشته باشد که این مکانیسم، معمولاً به صورت مختصر و موجز در قراردادها ذکر می گردد. در این میان، اغلب پیش بینی می گردد تا اختلافات احتمالی از طریق داوری حل وفصل گردد، بدون اینکه مکانیسم آن مشخص گردد، مضافاً اینکه در برخی موارد نیز کارفرما یکی از ارکان خویش مانند «معاونت حقوقی و یا مالی» را به عنوان داور تعیین می کند که در این گونه موارد، به طور صددرصد می توان گفت که این رکن وابسته به کارفرما، به هیچ وجه نمی تواند بی طرف باشد و نهایتاً ادعاهای به حقِ پیمانکار، تضییع می گردد. لذا ضروری است طرفین در ماده مربوط به حل و فصل اختلافات، شخص بی طرفی را به عنوان داور تعیین نمایند. پیشنهاد می گردد در این خصوص از مرکز داوری اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران که درخصوص اختلافات پیمانکاری، داوران متبحری دارد، استفاده گردد. داوران این مرکز علاوه براینکه از آیین دادرسی مربوط به داوری و شیوه برگزاری جلسات و نحوه تصمیم گیری، اطلاع کافی دارند، از اشخاص متعهد و معتمد بوده و طرفین با آسودگی خاطر می توانند اختلاف خویش را جهت حل و فصلی منصفانه به این مرکز بسپارند. لازم به ذکر است استفاده از خدمات داوری اشخاص دیگر، احتمال ابطال رأی داوری را توسط دادگاههای دادگستری افزایش می دهد.